小组建模讨论脚本集/会议进程绘制

会议进程绘制

这个脚本用于计划和达成对于一个团队整体模型构建过程的共识，明确会议的数量，选择有与会人员以及人数。这个脚本适用于在团队建模之初与团队成员的讨论，并且确立会议的输入和输出。

状态

最佳实践

小组任务的特点:

离线

时长

准备时长：10分钟
会议时间：45分钟
后续时间：10分钟

准备材料

绘画软件（比如，Visio, PowerPoint, iDraw）
空白图纸或者是描绘出项目基础阶段的草稿图
数据投影机

输入:

无

输出:

团队建模阶段进程图
建模团队的描述以及每一个会议的参与者

角色

主持人需要熟悉团队建模过程，需要介绍脚本，分享会议议程样本，在团队建模中充当不同的角色。
记录员需要在会议中追踪会议参与者以及主持人的分类，在会议结束之时与会议参与者确认这个列表。
记录员需要记录策划会议的进展笔记

步骤

主持人需要介绍空白的进程图。
主持人介绍挑选利益相关者的标准。
- 明确利益相关者群体以可能的利益相关者的标准是基于“谁应该在会议现场开发这个模型”。为了选择参与者，需要考虑会议参与者需要怎样的对话，或者模型对于谁最有帮助。比如，经验不同的人对于某一问题会有不同的看法，那么听取不同的意见是否重要呢？再比如，该模型是由消费者或者是相关利益群体开发的这一点是否重要？
将核心建模团队作为第一利益相关者介绍给大家，然后介绍建模的不同阶段。
接下来，明确一组相关利益者，然后明确一些会议安排。随着对于会议安排的讨论，明确哪些人要作为主持人和参与者参与这些会议。
在讨论中，继续增加或者修订会议，并且不断确认会议进程的绘制。
- 相同议程的每一个会议都应该使用相同的数字前缀，然后用字母后缀来加以区分（比如，6A，6B 等等指的是相同议程下的不同会议；而7，8，9等指的是有不同议程的不同会议）。
明确每一个会议的输入以及输出。
临近会议结束时，负责记录有关主持人和参与者描述的记录员开始和团队成员回顾计划的每一个会议。随着记录人列出每一个会议所需的参与者以及主持团队，有团队建模经验的主持人可以举手示意自己想要去主持哪一个会议。

评价标准:

核心建模团队就团队建模的计划达成基本一致。
核心建模团队对于之后开展多少会议，会议时间，以及参与人员有了清晰的概念。
核心建模团队对于谁将要主持哪些团队建模会议，以及谁需要参与到培训中有了基本的了解。
核心建模团队有了足够的信息来完成 IRB申请。

作者

Peter Hovmand 与 Timothy Hower, 2010年

历史

这个方法是基于David Straus 2002年的方法来设计协作以及团队过程。因为现在有一种倾向是低估设计相对短的团队建模工作坊所需要的策划时间，所以开始使用会议流程图和让过程透明化。

修订

无

参考文献

David Straus (2002). How to make collaborations work: Powerful ways to build consensus, solve problems, and make decisions. San Francisco, CA: Berrtt-Koehler Publishers, Inc.

笔记

在明确相关利益群体的时候，一个普遍出现的问题是团队开始写出一长串的人员名单，或者是集中于讨论招募策略。然而这样做是适得其反的，因为对于项目到底需要参与者做出什么样的贡献项目团队还没有清晰的认识。